Aide  /  Administrateur / Groupe d'appel

Le groupe d'appel est un groupe associé à un numéro de téléphone, dans lequel sont positionnés 1 ou plusieurs utilisateurs.

Le groupe d'appel permet de gérer les fonctionnalités principales suivantes :

• Configurer les horaires de réception des appels en fonction d'un planning.

• Mettre en place une musique d'attente et / ou un pré-décroché

• Personnaliser le répondeur du groupe

• Ajouter et supprimer des utilisateurs d'un groupe

• Définir des positions pour les utilisateurs afin de dispatcher et répartir les appels

1- Ajouter des membres dans un groupe d'appel

Pour ajouter des membres dans un groupe, vous devez suivre les étapes suivantes :

Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Allez sur l'onglet Groupe d'appels

• Choisir le groupe d'appel

• Appuyez sur l'onglet "Membres"

• Cliquez ensuite sur la touche "+"

• Saisissez ensuite le prénom de l'utilisateur recherché

• Confirmez en appuyant sur la touche "Validé"

• Répétez l'opération pour chaque membre

Exemple d'utilisation :

Contexte :

Vous êtes une équipe de 10 personnes. (Marie, Xavier, Lucas, Lilian, Fiona, Thomas, Martine, Baptiste, Kévin et Tony).

Vous souhaitez une première équipe avec 5 personnes (Marie, Thomas, Lucas, Lilian et Fiona).

Et une seconde équipe avec 5 autres personnes (Thomas, Martine, Baptiste, Kévin et Tony).

Il est important de configurer les horaires de réception des appels du groupe afin d'automatiser et optimiser votre accueil téléphonique.

Vous pouvez définir des règles et les associer à des périodes.

Par exemple :

Si vous êtes ouverts : Faire sonner mes utilisateurs.

Si vous êtes fermés : Renvoyer les appels vers mon répondeur.

N'oubliez pas d'enregistrer votre configuration au fur et à mesure en cliquant sur "Appliquer".

Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes :

• Allez sur l'onglet Groupe d'appels

• Choisir le groupe d'appel

• Appuyez sur bouton + du groupe d'appel pour afficher d'autres options.

• Cliquez ensuite sur le symbole "modifier" en forme de crayon

• Cliquez ensuite sur "Paramétrages"

• Cliquez à droite sur "Horaire hebdomadaire"

• Cliquez sur Ajouter "Un emploi du temps vide"

• Cliquez sur "Ajouter une nouvelle période"

• Renommez cette période (Par exemple "entreprise fermée")

• Cliquez ensuite sur "Ajouter une nouvelle période"

• Renommez cette période (Par exemple "entreprise ouverte")

• Sectionnez la période "Entreprise fermée" et sélectionnez les cases correspondantes sur le planning.

• Sélectionnez la période "Entreprise ouverte" et sélectionnez les cases correspondantes sur le planning.

Cas d'utilisation : Cas d'utilisation :

Contexte :

• Le premier groupe composé de Marie, Xavier, Lucas, Lilian et Fiona sera programmé automatiquement pour sonner de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 18 h 00 lundi au mercredi sur le groupe 1.

• Le deuxième groupe composé de Thomas, Martine, Baptiste, Kévin et Tony et sera programmé automatiquement pour sonner de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 18 h 00 du jeudi au samedi sur le groupe 2.

Maintenant que vous savez configurer le planning de réception des appels, vous pouvez construire les règles associées.

N'oubliez pas d'enregistrer votre configuration au fur et à mesure en cliquant sur "Appliquer".

Pour cela, vous devez suivre les étapes suivantes :

Première étape : Créer les règles

• Allez sur l'onglet Groupe d'appels

• Choisir le groupe d'appel

• Appuyez sur bouton + du groupe d'appel pour afficher d'autres options.

• Cliquez ensuite sur le symbole "modifier" en forme de crayon

• Cliquez ensuite sur "Paramétrages"

• Cliquez sur l'onglet "Règles"

• Cliquez ensuite sur "Au départ, commencez par un exemple de liste de règles"

Par défaut, les règles "Filtrage d'appels" et "Rejets d'appels" sont activées, vous pouvez les supprimer en appuyant sur la croix ou les conserver.

• Cliquez ensuite sur "Ajoutez une nouvelle liste de règles"

• Renommez-la comme sur le planning : " entreprise fermée"

• Cliquez de nouveau sur "Ajoutez une nouvelle liste de règles"

• Renommez-la comme sur le planning : " entreprise ouverte"

À cette étape, vous pouvez déjà sauvegarder la configuration en cliquant sur "Appliquer".

• Sélectionnez la période concernée "entreprise fermée"

• Modifiez la règle associée 

• Choisissez la règle par exemple : "Renvoyer vers la boite vocale"

• Sélectionnez la période concernée "entreprise ouverte"

• Modifiez la règle associée 

• Choisissez la règle par exemple : "Faire sonner mon téléphone"

Deuxième étape : Associer les règles

Maintenant que vous avez créé les règles, il faut associer les règles avec le planning.

• Allez sur l'onglet "Sommaire"

• Choisissez ensuite "Traitez selon l'heure et le jour"

• Choisissez la règle "Entreprise fermée" pour la période "entreprise fermée".

• Choisissez la règle "Entreprise ouverte" pour la période "entreprise ouverte".

N'oubliez pas d'enregistrer votre configuration au fur et à mesure en cliquant sur "Appliquer".

Cas d'utilisation :

Contexte :

• Le premier groupe composé de Marie, Xavier, Lucas, Lilian et Fiona sera programmé automatiquement pour sonner de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 18 h 00 lundi au mercredi sur le groupe 1. En dehors de ces périodes d'ouvertures, le répondeur est automatiquement activé.

• Le deuxième groupe composé de Thomas, Martine, Baptiste, Kévin et Tony et sera programmé automatiquement pour sonner de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 18 h 00 du jeudi au samedi sur le groupe 2. En dehors de ces périodes d'ouvertures, le répondeur est automatiquement activé.Deuxième étape : Associer les règles

Maintenant que vous avez créé les règles, il faut associer les règles avec le planning.

• Allez sur l'onglet "Sommaire"

• Choisissez ensuite "Traitez selon l'heure et le jour"

• Choisissez la règle "Entreprise fermée" pour la période "entreprise fermée".

• Choisissez la règle "Entreprise ouverte" pour la période "entreprise ouverte".

N'oubliez pas d'enregistrer votre configuration au fur et à mesure en cliquant sur "Appliquer".

Cas d'utilisation :

Contexte :

• Le premier groupe composé de Marie, Xavier, Lucas, Lilian et Fiona sera programmé automatiquement pour sonner de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 18 h 00 lundi au mercredi sur le groupe 1. En dehors de ces périodes d'ouvertures, le répondeur est automatiquement activé.

• Le deuxième groupe composé de Thomas, Martine, Baptiste, Kévin et Tony et sera programmé automatiquement pour sonner de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 18 h 00 du jeudi au samedi sur le groupe 2. En dehors de ces périodes d'ouvertures, le répondeur est automatiquement activé.